Полный цикл инструментов в супераппе Gem Space

Принять решение перейти на новую платформу бывает непросто — мешают старые привычки. При этом есть понимание, что технологии развиваются, и пользоваться одним супераппом значительно удобнее, чем несколькими отдельными приложениями.

Вот пошаговый план, как перенести ваши бизнес-процессы в Gem Space.

Определить цели и задачи

Для начала определим цели и результаты, которых вы хотите добиться при помощи переезда в суперапп. Например, прямо сейчас нужно наладить коммуникацию между отделами, организовать регулярные совещания онлайн и обеспечить контроль за задачами исполнителей.

Еще хотелось бы удобно хранить много информации по работе, иметь возможность создавать групповые чаты, организовать сообщества по ключевым отделам и подключить к онлайн-встречам не только сотрудников, но и новых клиентов и партнеров, которые которые могут быть не зарегистрированы в Gem Space.

Обычно так выглядят базовые требования клиентов, которые переносят бизнес в Gem Space. Рассказываем, какие инструменты вам понадобятся и с чего начать.

Создать Space

В первую очередь нужно создать единое пространство для вашей компании — Space. Это аналог сообществ в соцсетях и ваш виртуальный офис: назовите его именем вашей компании, добавьте корпоративную графику в оформление.

Внутри такого пространства можно:

• создавать индивидуальные и групповые чаты, чтобы общаться с коллегами один на один или с целым отделом.
• коллекции, чтобы, к примеру, хранить в них документацию
• тематические каналы — например, по одному на совместную задачу или активность, будь то отчет или корпоратив.

После того, как Space создан, добавляем в него всех участников, и создаем нужные чаты. Например, можно создать общий чат для всех участников и отдельные групповые чаты с коллегами по отделам — юристами, продавцами или дизайнерами.

Здесь же можно создать чаты с ключевыми лицами бизнес-процесса. Для общения пользователей в Gem Space есть все необходимые сервисы — сообщения, звонки и даже бесплатная расшифровка голосовых сообщений.

В Space можно создать коллекции с информацией, которая понадобится в процессе работы. Коллекции — это удобные папки для сортировки и объединения информации. Их можно разделить по темам, озаглавить и оформить. С их помощью легко искать информацию и сохранять контент со ссылками на источники.

Когда основная подготовка завершилась, подготовьте вместе с вашим HR-департаментом и руководителями отделов онбординг-цепочку: отправьте первые сообщения коллегам с объяснением новых рабочих процессов и переходите к следующему этапу.

Вести канал для Space

В Gem Space есть внутренняя блог-платформа. Там можно подписываться на каналы многочисленных авторов, а также создавать собственные блоги.

В Space вы можете добавить только те каналы, которые ведете сами. Создайте канал, в котором вы будете размещать основную информацию для пользователей своего сообщества — например, можно сделать новостную ленту с самыми важными событиями: корпоративными и общими новостями, важными апдейтами по бизнес-процессам и любой другой информацией, которую нельзя пропустить. На этот канал можно будет ссылаться как внутри Space, так и за его пределами.

Организовать видеоконференцию

Основные организационные работы позади, теперь можно переходить непосредственно к первым мероприятиям. Так как среди задач планировался перевод большинства встреч в онлайн-формат, можно организовать общую ознакомительную видеоконференцию.

Согласуйте время со всеми участниками мероприятия, создайте звонок и добавьте туда пользователей. При этом в конференции смогут принять участие не только контакты из ваши телефонной книги, зарегистрированные в супераппе, но и гости — фрилансеры, подрядчики, внешние консультанты или даже ключевые клиенты.

Их можно добавить в беседу с помощью ссылки-приглашения, которую нужно активировать в браузере на любом устройстве – на компьютере, планшете или смартфоне.

В конференциях в Gem Space могут принять участие до 1 тыс. человек одновременно: все звонки в приложении можно записывать, они бесплатны и не имеют ограничений по времени.

Писать статьи во встроенном редакторе

Для канала и для рабочего процесса в целом нужно создавать контент и писать статьи. Сделать это грамотно и красиво поможет встроенный редактор.

Здесь можно проверять и редактировать текст, оформлять заголовки, добавлять изображения, сохранять черновики и публиковать записи в запланированное время с помощью сервиса отложенных публикаций.

Много писать и делать красивые иллюстрации поможет встроенный чат-бот GemAIBot: с его помощью можно отправлять запросы нейросети ChatGPT. Бот поможет создать собственный стикер-пак, сделать графики и дизайн визиток, поможет собрать имейл-рассылку и многое другое.

Попробуйте перенести виртуальный офис в Gem Space: выбирайте ключевые функции, которые понадобятся для работы, планируйте, встречайтесь, обсуждайте и развивайте бизнес, не покидая одного приложения.